Chi phí quản lý vận hành chung cư không đơn thuần là tiền lương của Ban Quản lý. Đây là tổng hợp nhiều nhóm chi phí cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của tòa nhà, từ nhân sự kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh, vận hành thiết bị, điện nước khu vực chung đến chi phí quản lý của đơn vị vận hành.
Theo phương pháp xác định giá dịch vụ quản lý vận hành tại Nghị định 95/2024/NĐ-CP, giá dịch vụ có thể bao gồm chi phí dịch vụ quản lý vận hành, chi phí quản lý chung của đơn vị vận hành, lợi nhuận định mức hợp lý và thuế giá trị gia tăng. Các chi phí trực tiếp có thể liên quan đến năng lượng, nguyên nhiên vật liệu phục vụ vận hành, nhân công kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh, thu gom rác, chăm sóc cây xanh và điện nước khu vực chung.
Tuy nhiên, không phải mọi khoản tiền cư dân phải thanh toán trong quá trình sử dụng chung cư đều là phí quản lý vận hành. Đây là điểm cần phân biệt rõ để tránh nhầm lẫn khi xây dựng ngân sách và đánh giá mức phí.
- Chi phí quản lý vận hành được hình thành từ nhân sự, kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh, vận hành thiết bị, điện nước khu vực chung và chi phí quản lý liên quan.
- Mức phí giữa các chung cư có thể khác nhau vì quy mô, tiện ích, hệ thống kỹ thuật và tiêu chuẩn dịch vụ khác nhau.
- Phí quản lý vận hành thường được xác định theo đồng/m² diện tích sử dụng/tháng.
- Phí gửi xe, kinh phí bảo trì, nước sinh hoạt riêng, viễn thông và một số khoản khác không mặc nhiên nằm trong giá dịch vụ quản lý vận hành.
- Không nên đánh giá đơn vị vận hành chỉ bằng mức phí thấp hay cao; cần so sánh đồng thời phạm vi công việc, nhân sự, SLA và chất lượng dịch vụ.
- Ngân sách vận hành nên được theo dõi định kỳ để phát hiện chênh lệch và tối ưu chi phí mà không làm giảm an toàn hoặc chất lượng.
Chi phí quản lý vận hành chung cư là gì?
Có thể hiểu đây là khoản kinh phí cần thiết để thực hiện những công việc giúp tòa nhà duy trì hoạt động bình thường sau khi đưa vào sử dụng.
Theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, kinh phí quản lý vận hành do chủ sở hữu, người sử dụng đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ để đơn vị quản lý vận hành thực hiện các công việc trong hợp đồng dịch vụ. Khoản kinh phí này được tính dựa trên giá dịch vụ quản lý vận hành nhân với diện tích sử dụng của căn hộ hoặc phần diện tích khác.
Có thể hình dung:
Kinh phí phải đóng = Giá dịch vụ quản lý vận hành/m² × Diện tích tính phí
Số liệu cụ thể cần căn cứ vào dự án, hợp đồng, nghị quyết hoặc cơ chế xác định giá áp dụng tại từng thời điểm.
Chi phí nhân sự quản lý vận hành
Nhân sự thường là một trong những nhóm chi phí đáng kể nhất.
Một chung cư có thể cần bố trí:
| Nhóm nhân sự | Công việc |
|---|---|
| Ban Quản lý | Điều phối hoạt động dự án |
| Kỹ thuật | Theo dõi, kiểm tra hệ thống thiết bị |
| Chăm sóc cư dân | Tiếp nhận và xử lý yêu cầu |
| An ninh – bảo vệ | Kiểm soát ra vào, tuần tra |
| Vệ sinh | Duy trì chất lượng khu vực chung |
| Giám sát | Kiểm soát nhà thầu và chất lượng |
Chi phí nhân sự không chỉ bao gồm tiền lương cơ bản mà còn có thể liên quan đến các khoản phụ cấp, bảo hiểm và nghĩa vụ liên quan theo quy định và phương án nhân sự.
Do đó, hai dự án có diện tích tương đương vẫn có thể có chi phí khác nhau nếu yêu cầu về số lượng nhân sự và tiêu chuẩn dịch vụ khác nhau. Một chung cư nhiều block, nhiều tầng hầm hoặc yêu cầu dịch vụ 24/7 thường cần nguồn lực lớn hơn một dự án đơn giản.
Chi phí vận hành hệ thống kỹ thuật
Chung cư có nhiều hệ thống phải hoạt động liên tục, chẳng hạn: thang máy, máy bơm, máy phát điện dự phòng, hệ thống điện, cấp thoát nước, thông gió, chiếu sáng, BMS và các thiết bị kỹ thuật khác.
Theo Phụ lục VII Nghị định 95/2024/NĐ-CP, chi phí trực tiếp có thể bao gồm việc sử dụng năng lượng, nguyên nhiên vật liệu và nhân công để điều khiển, duy trì hoạt động của các hệ thống thiết bị này.
Trong thực tế, ngân sách kỹ thuật có thể liên quan đến:
- nhân sự trực kỹ thuật;
- vật tư tiêu hao phục vụ vận hành;
- kiểm tra thiết bị;
- công tác vận hành máy móc;
- các dịch vụ kỹ thuật nằm trong phạm vi hợp đồng;
- ghi nhận và theo dõi bất thường.
Điểm cần lưu ý là vận hành và bảo trì lớn không phải lúc nào cũng là cùng một khoản.
Do đó, khi xem bảng ngân sách cần xác định rõ chi phí nào thuộc vận hành thường xuyên và chi phí nào thuộc kế hoạch bảo trì hoặc nguồn kinh phí khác.
Chi phí bảo vệ và an ninh
Công tác an ninh tại chung cư thường liên quan đến: Trực cổng, kiểm soát phương tiện, kiểm soát người ra vào, tuần tra, theo dõi camera và hỗ trợ xử lý các tình huống bất thường.
Chi phí này phụ thuộc khá nhiều vào: Số vị trí trực × số ca × số lượng nhân sự × yêu cầu dịch vụ.
Ví dụ, dự án có nhiều cổng ra vào, nhiều tầng hầm và nhiều khu tiện ích sẽ có nhu cầu bố trí nhân sự khác dự án chỉ có một block.
Vì vậy, khi so sánh báo giá bảo vệ giữa các đơn vị, không nên chỉ nhìn tổng tiền mà cần so cả định biên nhân sự và phạm vi công việc.
Chi phí vệ sinh và môi trường
Đây cũng là một phần của chi phí dịch vụ quản lý vận hành được phương pháp xác định giá hiện hành đề cập, cùng với các dịch vụ như thu gom rác, chăm sóc cây xanh hoặc diệt côn trùng khi thuộc phạm vi dịch vụ.
Phạm vi vệ sinh có thể bao gồm: Sảnh, hành lang, thang máy, tầng hầm, khu vực tiện ích, khu vực công cộng, khu thu gom rác và các phần sở hữu chung khác.
Chi phí phụ thuộc vào diện tích, tần suất làm vệ sinh và mức chất lượng yêu cầu.
Một dự án cao cấp có thể yêu cầu nhân viên trực liên tục tại sảnh hoặc khu tiện ích, trong khi dự án khác áp dụng lịch vệ sinh theo khung giờ.
Chi phí điện, nước khu vực chung
Đây là khoản rất dễ bị nhầm với điện nước riêng của từng căn hộ.
Điện khu vực chung có thể được sử dụng cho: Chiếu sáng hành lang, sảnh, tầng hầm, một số thiết bị kỹ thuật và các khu vực phục vụ chung.
Nước công cộng có thể được sử dụng cho các hoạt động thuộc phạm vi vận hành chung của dự án.
Nghị định 95/2024/NĐ-CP đưa điện chiếu sáng công cộng và nước công cộng trong khu nhà chung cư vào nhóm chi phí trực tiếp cấu thành dịch vụ quản lý vận hành.
Tuy nhiên, điện, nước sinh hoạt sử dụng riêng của từng chủ sở hữu hoặc người sử dụng là vấn đề khác và không nên đánh đồng với phần điện nước công cộng.
Chi phí văn phòng và hoạt động của Ban Quản lý
Ban Quản lý tại dự án cũng cần điều kiện để thực hiện công việc.
Một số khoản có thể gồm: Văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc, bàn ghế, điện nước tại văn phòng Ban Quản lý và những chi phí cần thiết khác phục vụ hoạt động quản lý.
Nhóm chi phí này cũng được đề cập trong phương pháp xác định giá dịch vụ quản lý vận hành tại Nghị định 95/2024/NĐ-CP.
Tuy giá trị từng khoản có thể không lớn bằng nhân sự hoặc kỹ thuật, nhưng nếu không kiểm soát thì tổng ngân sách vẫn có thể tăng đáng kể theo thời gian.
Chi phí quản lý chung của đơn vị quản lý vận hành
Ngoài các chi phí trực tiếp tại dự án, đơn vị quản lý vận hành còn có hệ thống hỗ trợ phía sau. Quản lý doanh nghiệp, đào tạo, kiểm soát chất lượng, khấu hao tài sản phục vụ hoạt động và các nguồn lực quản lý liên quan.
Phương pháp xác định giá tại Nghị định 95/2024/NĐ-CP quy định cả chi phí trực tiếp và chi phí quản lý chung của đơn vị quản lý vận hành trong cấu phần chi phí dịch vụ.
Đây là lý do khi so sánh báo giá giữa hai doanh nghiệp không nên chỉ hỏi: “Bao nhiêu nhân viên được bố trí tại dự án?” mà còn cần xem: “Hệ thống hỗ trợ phía sau của đơn vị gồm những gì?”
Lợi nhuận và thuế
Đơn vị quản lý vận hành là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nên giá dịch vụ không chỉ gồm chi phí thực hiện.
Theo Phụ lục VII Nghị định 95/2024/NĐ-CP, giá có thể bao gồm lợi nhuận định mức hợp lý và thuế giá trị gia tăng. Phụ lục này cũng quy định phương pháp xác định lợi nhuận định mức trong cơ chế tính giá.
- Vì vậy khi xem báo giá cần kiểm tra rõ:
- Giá đã bao gồm VAT chưa,
- Các khoản quản lý chung đã nằm trong giá chưa, và còn khoản nào sẽ phát sinh ngoài hợp đồng.
Điều này giúp tránh trường hợp một đơn vị có giá ban đầu thấp hơn nhưng sau đó phát sinh nhiều hạng mục bổ sung.
Những khoản nào không thuộc phí quản lý vận hành?
Đây là phần đặc biệt quan trọng. Theo Điều 151 Luật Nhà ở 2023, giá dịch vụ quản lý vận hành không bao gồm một số khoản như:
| Khoản chi | Về nguyên tắc |
|---|---|
| Bảo hiểm cháy, nổ | Không thuộc giá dịch vụ quản lý vận hành |
| Kinh phí bảo trì | Tách biệt |
| Chi phí trông giữ xe | Tách biệt |
| Nhiên liệu, năng lượng sử dụng riêng | Tách biệt |
| Nước sinh hoạt riêng | Tách biệt |
| Truyền hình | Tách biệt |
| Thông tin liên lạc | Tách biệt |
| Thù lao Ban Quản trị | Tách biệt |
| Dịch vụ phục vụ sử dụng riêng | Tách biệt |
Điều này có nghĩa: Phí quản lý chung cư ≠ toàn bộ các khoản cư dân phải trả hàng tháng.
Ví dụ một hộ có thể đồng thời có: Phí quản lý + phí gửi xe + điện + nước + internet + các dịch vụ khác.
Đây là những khoản có bản chất khác nhau.
Vì sao phí quản lý giữa các chung cư khác nhau?
Không nên mặc định hai chung cư có cùng diện tích căn hộ thì phải có cùng mức phí. Chi phí có thể chịu ảnh hưởng bởi:
| Yếu tố | Tác động |
|---|---|
| Quy mô dự án | Ảnh hưởng nhân sự và thiết bị |
| Số block | Tăng vị trí trực và phạm vi quản lý |
| Tầng hầm | Ảnh hưởng an ninh, vệ sinh, kỹ thuật |
| Tiện ích | Hồ bơi, clubhouse, cảnh quan… |
| Hệ thống kỹ thuật | Mức độ phức tạp và nhu cầu vận hành |
| Tiêu chuẩn dịch vụ | Phổ thông, trung cấp, cao cấp |
| Định biên nhân sự | Ảnh hưởng trực tiếp ngân sách |
| SLA | Dịch vụ càng cao thường cần nguồn lực cao hơn |
Do đó, nói: “Chung cư A chỉ thu X đồng/m², tại sao chung cư B cao hơn?” chưa đủ để kết luận.
Cần so cùng phạm vi dịch vụ và tiêu chuẩn chất lượng.
Ban Quản trị nên kiểm soát ngân sách vận hành như thế nào?
Một ngân sách tốt không chỉ là ngân sách thấp.
Mục tiêu cần hướng tới là: Chi đúng – đủ nguồn lực – minh bạch – có thể kiểm soát.
Có thể theo dõi ngân sách theo cấu trúc: Budget → Actual → Variance → Cause → Action.
| Nội dung | Theo dõi |
|---|---|
| Ngân sách tháng | Kế hoạch |
| Chi phí thực tế | Actual |
| Chênh lệch | +/- |
| Nguyên nhân | Vì sao vượt/giảm |
| Hành động | Điều chỉnh thế nào |
Nếu tiền điện khu vực chung tăng bất thường, Ban Quản lý không nên chỉ ghi: “Chi phí tăng.”
Mà cần tìm hiểu:
- Thiết bị nào tiêu thụ tăng?
- Thời gian vận hành thay đổi không?
- Có bất thường hay thất thoát không?
- Có giải pháp tối ưu nào khả thi?
Đó mới là quản trị chi phí.
Có nên chọn đơn vị quản lý có phí thấp nhất?
Không nên lấy giá thấp nhất làm tiêu chí duy nhất.
Ví dụ:
- Đơn vị A: 8 đồng nhưng bố trí ít nhân sự.
- Đơn vị B: 10 đồng nhưng phạm vi rộng hơn, SLA cao hơn.
- Đơn vị C: 9 đồng nhưng một số dịch vụ tính ngoài.
Nếu chỉ nhìn vào con số: 8 < 9 < 10 thì chưa thể biết phương án nào tốt nhất.
Cần chuẩn hóa: Scope of Work → Nhân sự → KPI/SLA → Khoản bao gồm → Khoản loại trừ → Tổng chi phí rồi mới so sánh.
Câu hỏi thường gặp
Phí quản lý chung cư được tính như thế nào?
Theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, kinh phí quản lý vận hành được xác định dựa trên giá dịch vụ quản lý vận hành tính trên mỗi mét vuông diện tích sử dụng nhân với diện tích sử dụng của căn hộ hoặc phần diện tích khác.
Căn hộ chưa ở có phải đóng phí quản lý không?
Quy chế hiện hành quy định kinh phí quản lý vận hành do chủ sở hữu, người sử dụng đóng, bao gồm trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác nhưng chưa sử dụng.
Phí gửi xe có nằm trong phí quản lý chung cư không?
Theo Điều 151 Luật Nhà ở 2023, chi phí trông giữ xe không nằm trong giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.
Quỹ bảo trì có phải là phí quản lý không?
Không. Kinh phí bảo trì và giá dịch vụ quản lý vận hành là hai khoản có mục đích khác nhau và được pháp luật tách biệt.
Phí quản lý cao có đồng nghĩa chất lượng tốt hơn?
Không nhất thiết. Chất lượng cần được đánh giá thêm qua nhân sự, phạm vi dịch vụ, SLA, KPI, năng lực kỹ thuật, quản lý nhà thầu và mức độ hài lòng của cư dân.
Kết luận
Chi phí quản lý vận hành chung cư là tổng hợp nhiều nguồn lực cần thiết để tòa nhà hoạt động ổn định hàng ngày.
Có thể nhìn theo mô hình:
Nhân sự + Kỹ thuật + An ninh + Vệ sinh + Điện nước chung + Quản lý chung + Các chi phí dịch vụ liên quan → Giá dịch vụ quản lý vận hành
Trong khi đó, các khoản như kinh phí bảo trì, phí gửi xe, điện nước riêng, truyền hình, viễn thông và thù lao Ban Quản trị cần được phân biệt với phí quản lý vận hành theo quy định hiện hành.
Đối với Ban Quản trị và chủ đầu tư, mục tiêu không nên là tìm mức phí thấp nhất mà nên là xây dựng một cơ cấu chi phí minh bạch, phù hợp phạm vi dịch vụ và đủ nguồn lực để duy trì chất lượng vận hành.
Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Cách xác định giá dịch vụ, phạm vi chi phí và nghĩa vụ thanh toán cần căn cứ vào quy định pháp luật còn hiệu lực tại thời điểm áp dụng, hồ sơ của dự án, hợp đồng, quyết định của Hội nghị nhà chung cư và điều kiện thực tế của từng chung cư.
>> Kim Cương Xanh cung cấp giải pháp quản lý vận hành bất động sản dựa trên việc khảo sát hiện trạng, xác định phạm vi công việc, xây dựng cơ cấu nhân sự và kiểm soát chi phí phù hợp với từng dự án. Chúng tôi chú trọng cân đối giữa yêu cầu an toàn, chất lượng dịch vụ và hiệu quả ngân sách, đồng thời xây dựng hệ thống báo cáo giúp Ban Quản trị và chủ đầu tư theo dõi hoạt động vận hành minh bạch hơn. Liên hệ Kim Cương Xanh để được trao đổi về phương án quản lý vận hành phù hợp với dự án.
Thông tin liên hệ:
Trụ sở chính: B0.06 Cardinal Court Phú Mỹ Hưng, 6 Raymondienne, P.Tân Mỹ, TP.HCM
Website: https://kimcuongxanh.com.vn/
Hotline: 0938 72 36 38 – (028) 3785 1366
Kiểm duyệt chuyên môn: Bộ phận Quản lý vận hành
Nguồn tham khảo
Bài viết liên quan
Quản lý vận hành chung cư là gì? Vai trò và phạm vi công việc
Quy trình quản lý vận hành chung cư chuyên nghiệp gồm những gì?
Tiêu chí lựa chọn đơn vị quản lý vận hành chung cư
KPI nào nên dùng để đánh giá đơn vị quản lý vận hành chung cư?
Vai trò của Ban Quản trị trong quản lý vận hành chung cư
Để lại một bình luận
Email của bạn sẽ không công khai